Planera en vinnande konferens
En dag fylld av spännande föreläsningar, roliga aktiviteter och god mat brukar vara både uppskattad och minnesvärd. Börja planera din konferens i god tid för att hinna tänka fel, göra rätt och skapa ett dynamiskt program som håller deltagarnas intresse på topp hela dagen. Genom att svara på frågorna varför, vad och hur tar du konferensen hela vägen i mål.
VARFÖR SKA VI HA KONFERENS?
Innan du börjar planera innehåll och genomförande av din konferens bör du veta vilket syfte den ska fylla för att det ska kännas värdefullt att samla alla. Vad är målet med dagen och vem är mottagaren? Det är enkelt att falla tillbaka i gamla hjulspår och göra som man alltid har gjort. Särskilt om uppdraget landat i knäet på dig som beställare, utan information om vad konferensen ska handla om eller vad ledningen vill uppnå. Ibland fördelas också ansvaret över flera avdelningar, där en sitter på idén och en annan på genomförandet. Genom att diskutera syftet tillsammans med alla berörda parter lägger ni en gemensam grund för planeringen av konferensen. Det finns faktiskt väldigt många bra anledningar att hålla en konferens, allt från att förankra organisationens framtidsplaner till att samla folk från branschen för att utbyta erfarenheter.
VAD VILL VI ATT VÅRA DELTAGARE SKA TA MED SIG NÄR DE GÅR HEM?
När du vet varför ni ska ha konferens kan du börja planera innehållet. Vad behöver ni för att göra dagen utanför kontoret till något extra? I det här skedet är det ofta väldigt många röster som vill göra sig hörda. VD:n vill såklart prata en stund och så vore det roligt med en extern föreläsare som både inspirerar och underhåller. När ska vi hinna med break-out sessions? För att behålla den röda tråden i programmet är det viktigt att återkomma till syftet med konferensen och vad du vill att varje deltagare ska ta med sig från dagen.
HUR SKA VI GENOMFÖRA KONFERENSEN?
Med svar på varför och vad brukar hur:et klarna. Det är först nu som det är läge att boka en passande lokal. Här får du fundera på hur många ni är, vilken typ av aktiviteter som ni ska genomföra under dagen och vilken känsla du vill skapa hos deltagarna. Det är också i detta skede som du sätter programmet med föreläsare, aktiviteter och pauser. Genom att variera mellan information och interaktion får du ett dynamiskt program som behåller deltagarnas intresse. Fundera över hur mycket information mottagaren kan ta in under en dag och håll nere antalet programpunkter. Våga också ta hjälp från andra för att få synpunkter och input på programmet.
TEKNIK – INTE SÅ LÄSKIGT SOM DET LÅTER
Vi vill verkligen understryka att det är viktigt med bra teknik och digitala hjälpmedel för att innehållet ska lyfta. Allt ditt hårda arbete med konferensen ska inte falla på att mikrofonen inte fungerar. Vad behöver du till din konferens? De flesta konferenslokaler har riktigt proffsiga tekniker på plats som hjälper dig där det behövs. Fundera också på hur du kan använda teknik både före, under och efter konferensen för att få konferensen att leva lite längre.
GLÖM INTE ATT PAUSA!
Vi brukar säga att det är i pausen som människor möts. Under fullspäckade dagar matas vi med så mycket information att vi behöver få pausa för att alla intryck ska få en chans att sjunka in. Se till att boka en energigivande fika och vällagad lunch som passar alla, oavsett allergier eller andra matpreferenser. Vi vill också slå ett slag för arbetspausen som ger stressade deltagare en chans att kolla mejlen utan att missa delar av konferensen.
RUNDA AV DAGEN MED EN AW ELLER MIDDAG
Efter en dag hektisk dag fullmatad med föreläsningar och teambuildingaktiviteter känner man sig ofta helt slut. Det är först när man lämnar konferensen som intrycken får en chans att sjunka in och ge effekt. Dessvärre faller dagen ofta i glömska i samma sekund som barnen ska skjutsas till fotbollsträningen. För att få konferensen att stanna kvar i medvetandet lite längre brukar det vara bra att avrunda med en after work eller middag. Det ger alla en chans att landa mjukt, sortera intrycken och prata med varandra i lugn och ro.
VILL DU VETA MER? KONTAKTA MIG
