8 tips för ett lyckat event
Fest, konferens eller kanske kick-off? Att anordna event är alltid kul men vad är viktigt att tänka på och hur skapar man ett arrangemang som gästerna aldrig glömmer? 1910 ger dig åtta tips som är viktiga att ha med sig in i eventplanerandet.
1. HITTA RÄTT INRIKTNING
Det första steget är att fundera över vilken typ av event du planerar att genomföra. En fest kräver helt andra insatser än till exempel ett möte och en mässa ställer andra krav än en kongress. Genom att redan från början definiera vad det är för typ av event du ska genomföra, blir det lättare att se vad som behövs för att göra det så bra som möjligt.
2. SÄTT ETT TYDLIGT MÅL OCH SYFTE
Som med mycket annat i livet är det viktigt veta varför man gör något och vad man har för mål med det. Event är givetvis inget undantag. Så en fråga du behöver ställa dig är varför du ska genomföra ett event. Vad är syftet, vad vill du uppnå och hur ska gästerna känna sig när de lämnar? Vad är målet och hur kan du kontrollera om målet uppnåtts? Ett tydligt mål gör det lättare att planera framåt
3. FASTSTÄLL MOTTAGARNA
Ett annat viktigt tips som hjälper dig att forma ett bra event är att fundera kring vem som är mottagare. Vilken typ av gäst eller publik kommer att komma på eventet? Är det särskilt inbjudna kunder, leverantörer eller samarbetspartners? Är det kanske företagets egna medarbetare? Eller är det ett publikt evenemang som är öppet för alla? En ytterligare faktor som är bra att tänka på är gästernas demografi och hur den påverkar planeringen av eventet. Är det en åldersblandad grupp, hur ser könsfördelningen ut, har alla ungefär samma yrkesroll eller utbildningsnivå?
4. VÄLJ EN PASSANDE MILJÖ
Var du planerar att ha eventet har stor betydelse för hur det kommer att upplevas. Därför behöver du fundera över hur du tänker kring miljön och vilken känsla du vill uppnå. Ska det vara inomhus eller utomhus? Ska det ha en traditionell inramning eller vill du satsa på något nytänkande och djärvt? Hur ska en eventuell möblering se ut? Har ni egna lokaler där man kan skapa den atmosfär ni eftersträvar eller behöver ni hitta externa lokaler? En annan fråga, som är lätt att glömma bort, är gästernas transportmöjligheter. Hur kommer de att kunna ta sig till lokalen? Finns det lokaltrafik eller tillräckligt med parkeringsmöjligheter? Eller är det kanske så att du behöver planera för någon form av inhyrd transport?
5. KOMPONERA EN MENY
De flesta evenemang innehåller någon form av tilltugg. Ibland är det en skål med blandgodis och ibland är det en 5-rätters bankettmeny. Oavsett vilket är mat och dryck en viktig beståndsdel i ett vinnande event. Det är något vi tenderar att samlas kring och som inte sällan blir ett tacksamt samtalsämne. Därför är det viktigt att du tänker igenom vad du vill bjuda på och kontrollerar vilka förutsättningar som finns, vilka möjligheter och begränsningar som till exempel lokalen ger. Glömmer heller inte bort att undersöka gästerna allergier så att alla som besöker eventet kan ta del av maten som serveras.
6. PLANERA INNEHÅLLET
Ett lyckat event är sällan något som bara rullar på av sig själv, utan kräver genomtänkt planering av innehåll och aktiviteter från start till mål. Därför behöver du tänka igenom vad som ska hända under eventet och vad du behöver för att kunna genomföra aktiviteterna. Kommer det att krävas extra utrymmen, hur mycket tid är inplanerade för aktiviteter, finns det någon teknisk utrustning på plats och om inte, vilken leverantör är bäst lämpad?
7. BE OM HJÄLP
Det är lätt att ta sig vatten över huvudet och försöker göra allting själv. Men även om du vill ha koll på det mesta kan inte alla vara experter på allt. Du behöver därför fundera på om du kanske inom vissa områden behöver ta in extern hjälp. Idag finns en mängd olika event-tjänster att ta hjälp av, var inte rädd för att räcka ut en hand.
8. SÄTT EN BUDGET
Försök att tidigt skaffa dig en uppfattning om hur stor budget du har att röra dig med. Det kommer spara mycket tid eftersom du då snabbt kan bedöma om dina idéer är för kostsamma eller inte. Kom ihåg att en budgetram kan många gånger också vara en motor och drivkraft i jakten på kreativa lösningar.
Det är mycket att hålla i huvudet när du planerar ditt event, därför har vi tagit fram en steg-för-steg-lista som tar dig igenom vad du bör tänka på från start till mål.
VILL DU VETA MER? KONTAKTA MIG
